Інструмент управління проектами, який відповідає завданням і потребам, підвищує продуктивність команди, успішність та розвиток. Вибрати онлайн-планер непросто, адже програма має задовольняти потреби працівників. Зі значної кількості пропозицій необхідно знайти варіант, що матиме вплив на успіх співпраці та виконання проектів.
Інструмент управління повинен мати необхідні функції. Варто виконати його тестування командою.
Огляд різних типів інструментів для планування проектів
Серед популярних пропозицій — Trello, Asana, Worksection, Jira, MS Project та інші. Інструменти передбачають гнучкість, можливість вносити нововведення, оперативно реагувати на зміни, доповнювати проект. Кожен з наведених варіантів має переваги й недоліки. Одні підходять для легких проектів, інші допомагають виконати складні завдання.
Поради для вибору інструменту
Слід враховувати розміщення потрібних файлів у безпечному місці, захищеному від несанкціонованого доступу. Це полегшує роботу. Належне управління проектом хвилює керівників. Єдина платформа дозволяє легко керувати й ділитися кількома файлами з членами команди.
Інструмент повинен забезпечувати ефективну комунікацію для полегшення співпраці та швидшого виконання завдань. Віддалена робота потенційно ускладнює спілкування людей, що працюють на різних посадах. За допомогою програмного забезпечення можна обмінюватися інформацією з партнерами, співробітниками на відстані. Ефективний інструмент надає більше можливостей підтримувати внутрішньогрупову комунікацію та керувати проектом за допомогою сповіщень.
Якщо у планах або проекті сталися раптові зміни, важливо миттєво комунікувати з членами команди. Інструменти управління проектом пропонують зворотній зв'язок за допомогою коментарів до завдань або сповіщень про терміни.
Критерії вибору інструменту
Головне — визначити мету використання: задовольнити потреби керівника чи вирішити питання команди. Чітке усвідомлення допомагає зробити правильний вибір. Необхідно комунікувати зі співробітниками, з'ясовувати фактори відсутності організації у створенні проектів або недотримання термінів.
Після визначення недоліків, потреб, проблем, наступним кроком є визначення стилю роботи. Його усвідомлення та визначення допоможе зрозуміти, як працює команда чи керівництво. За цієї умови інструмент управління проектом відповідатиме звичкам команди.
Інструмент має бути легким у використанні. Масштабна і складна програма хоч і закриває потреби, однак може виявитися незручною через неосяжну структуру. Подібні інструменти дорогі через різноманіття функцій. Чи потрібні такі можливості — варто спершу визначитися.
Ще один крок при виборі інструменту керування проектами — звернути увагу на функцію управління завданнями програми. Можливість допоможе розподілити їх між членами команди, встановити терміни, забезпечити регулярне та вчасне виконання.
Порівняння інструментів
В управлінні проектами використовуються 6 популярних інструментів, які можна умовно поділити на три групи:
- Легкі (Trello): призначені для коротких тимчасових проектів або команд, які виконують нескладні завдання.
- Середньої складності (Basecamp, Asana, Wrike, Worksection): інструменти підходять для збалансування співпраці над більш вагомим проектом. Відрізняються простотою використання.
- Складні (Jira, MS Project): інструменти для виконання структурованих процесів, що вимагають налаштування багатьох компонентів.
Зазначені програми випробувані багатьма компаніями. Ними користуються в довгостроковій перспективі.
Резюме
У виборі інструменту важливо керуватися індивідуальним підходом. Він передбачає визначення завдань, для чого підбирається програма, готовність співробітників користуватися нею.