Компанії часто роблять передбачувані помилки беручи участь у державних закупівлях. У більшості випадків такі помилки закінчуються відхиленням пропозиції. Клієнти можуть відмовитися від вигідної та дешевої, і якісної пропозиції лише тому, що менеджер постачальника самостійно склав пакет документів або забув важливу деталь.
Розгляньмо найпоширеніші помилки при складанні та поданні тендерної документації на прозоро публічні закупівлі.
1. Подання документів, написаних не тією мовою.
Подання документів мовою, відмінною від тієї, що вимагається вимогами тендеру, або подання документів без попереднього перекладу є типовими помилками учасників.
2. Подання витягу з ЄДР замість даних (довідок) ЄДРПОУ.
Люди часто плутаються, чи потрібно подавати відомості з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) чи Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР)..
3. Надання лише частини необхідних документів.
Учасники можуть подати лише частину необхідного документа, наприклад, статут без окремих сторінок, паспорт без порожніх сторінок або договір без додатків. Тому, якщо клієнт вказує критерії доставки, необхідно відправити весь документ, включаючи всі його складові частини. Безвізові сторінки є обов'язковою складовою паспорта.
4. Подання пропозиції на товар, який не відповідає специфікаціям (наприклад, постачальник вирішив запропонувати кращий варіант).
Пропозиція товарів (робіт/послуг), що не відповідають технічним, якісним та кількісним критеріям замовника, є типовою помилкою. Учасники помилково вважають, що розміщення пропозиції щодо продукту, який вони вважають кращим, не призведе до відмови, та це не так.
5. Відмова від використання форм, наданих клієнтом, та/або невключення необхідних даних.
Необхідні типи довідок та інформація, яка міститься в цих типах довідок, як правило, вказуються замовником. Дуже часто учасники ігнорують ці інструкції та не звертають уваги на необхідність заповнення цих форм. Як наслідок, пропозиції часто відхиляються.
6. Надання сторонніх документів (банківських гарантій, довідок) без перевірки їх достовірності.
Компанія повинна підтвердити легітимність будь-яких вхідних документів від партнерів, банків або державних установ. Важливо пам'ятати, що людські помилки можуть статися скрізь, навіть у таких авторитетних установах, як банки.
7. Встановлення невірної ціни пропозиції під час участі в аукціоні.
Під час аукціону зі зниженням ціни учасник міг випадково ввести помилкову суму ставки. Система закупівель (прозоро головна) пропонує вам лише дві хвилини, щоб подати або змінити свою пропозицію, тому вам дійсно потрібно все добре подумати, перш ніж поставити цінову пропозицію.
8. Недотримання належних процедур під час підписання та завірення документів.
Попри широке використання електронних закупівель, все ще є клієнти, які мають особливі вимоги до того, як мають бути представлені сертифікати. Подання "оригіналу" замість "завіреної копії" і сьогодні є підставою для відмови.